آموزش اکسس (Access) 

نرم‌افزار Access برای ورود و نمایش اطلاعات شی (Object) دیگری به نام Form را پیشنهاد می‌کند. در واقع Form یک واسط کاربر گرافیکی (Graphical User Interface) بین کاربران و جداول است. فرم‌ها با توجه به نیاز کاربران طراحی می‌شوند و در مرحله طراحی می‌توان شکل، رنگ و نحوه نمایش اطلاعات را تعیین کرد. در Access می‌توان فرم را به چند روش ایجاد کرد، کافی است از برگه Create یکی از گزینه‌های قسمت Forms را انتخاب کنید. گزینه‌های مختلف این بخش در زیر دیده می‌شود.

• ایجاد فرم به روش راهنمای – Form Wizard
• ایجاد فرم در محیط طراحی – Form Design
• ایجاد فرم خالی – Blank Form
• ایجاد فرم برای جدول انتخابی – Form

در این مرحله برای ایجاد فرم از روش راهنما یا همان Form Wizard استفاده می‌کنیم. در این روش، کاربر توسط Wizard یک فرم را قدم به قدم طراحی می‌کند. باید توجه داشته باشید که در این حالت باید حتما از قبل جدول یا جداولی وجود داشته باشد تا این روش قابل استفاده باشد.

نکته: توجه داشته باشید که هنگام اجرای راهنمای فرم، جدول از قبل ذخیره و نام‌گذاری شده باشد.

پس از انتخاب این روش پنجره Form Wizard باز می‌شود.

در پنجره ظاهر شده که مطابق با تصویر بالاست، از قسمت Table/Query جدولی را که برای آن باید فرم ساخته شود انتخاب می‌کنیم. در شکل بالا جدول Table1 مشخص شده است.

پس از انتخاب جدول مورد نظر فیلدهای این جدول به صورت خودکار در بخش Available Field مشخص می‌شود. دکمه‌ی > فیلد مورد نظر و دکمه‌ی >> همه فیلدها را در قسمت Selected Field قرار می‌دهد. با این کار فیلدهایی را که در این لیست وجود دارد در فرم ظاهر خواهد شد. بعد از انتخاب فیلدها، با انتخاب دکمه Next وارد مرحله بعدی خواهیم شد.

در مرحله بعد چیدمان (Layout) فرم را انتخاب می‌کنیم. چهار حالت در این پنجره وجود دارد:

• Columnar: این حالت برای ورود اطلاعات مناسب است. در این فرم همیشه اطلاعات یک رکورد مشاهده می‌شود و برای مشاهده رکورد بعدی باید گزینه رکورد بعدی (Next record) را از Navigation Button انتخاب کرد.
• Tabular: در این حالت تمام رکوردها نمایش داده می‌شوند. این روش بیشتر برای فرم‌های مشاهده اطلاعات مناسب است. در این حالت اگر تعداد رکوردها زیاد باشد برای مشاهده رکوردهای بعدی از نوار پیمایش (Scroll Bar)  استفاده خواهد شد.
• Datasheet: این حالت مانند حالت Datasheet View در جدول خواهد بود.
• Justified: در این حالت همه رکوردها در یک صفحه نمایش داده خواهد شد و نوارهای پیمایش ظاهر نخواهند شد.

ما در این مثال نوع فرم را Columnar انتخاب می‌کنیم. با دکمه‌ی Next به مرحله بعدی خواهیم رفت.

در این مرحله نام فرم را تعیین می‌کنیم. اکسس بطور پیش فرض نام فرم را همان نام جدول در نظر می‌گیرد. در صورت نیاز می‌توانیم نام فرم را تغییر دهیم.

با انتخاب گزینه Open the form to view and enter information فرم باز شده و رکوردهای جدول را نمایش می‌دهد. در صورت نیاز می‌توان به جدول رکوردهای جدیدی اضافه کرد.

با انتخاب گزینه Modify the form’s design می‌توانیم ساختار فرم ایجاد شده را ویرایش کنیم. بدین ترتیب یک Form ایجاد خواهد شد.

به این حالت نمایش Form View گفته می‌شود. در این فرم دو کنترل از نوع Text Box و Label  وجود دارد. Text Box برای ورود و نمایش اطلاعات به کار می‌رود، در حالی که Label برچسب و معرفی کننده Text Box می باشند.

باید به این نکته توجه داشته باشیم که Label های یک فیلد همان نام فیلد یا Caption فیلد در جدول هستند. یعنی اگر برای فیلدی در جدول Caption تعیین شده باشد همان عنوان برچسب فیلد ظاهر می‌شود. در غیر این صورت نام فیلد (Field name) به عنوان برچسب تعیین می‌شود.

حال ممکن است این سوال پیش آید که چگونه می‌توان طراحی فرم ایجاد شده را تغییر داد. برای این کار باید فرم را در حالت Design View قرار دهیم. سپس تغییرات را روی فرم اعمال کنیم.

در این حالت می‌توان رکوردهای جدول را مشاهده کرد و یا تغییر داد. حتی می‌توان رکورد جدید نیز به جدول اضافه کرد.

حذف فرم ایجاد شده

به منظور حذف فرم، فرم مورد نظر را انتخاب کرده، دستور حذف (Delete) را به یکی از روش‌های زیر صادر می‌کنیم:

• اجرای دستور Delete از فهرست کلیک راست در برگه Form
• انتخاب دستور Delete از فهرست کلیک راست در قسمت کادر سمت چپ که اسامی اجزای پایگاه داده را نمایش می‌دهد.

نکته: در صورت حذف فرم، امکان بازیابی آن وجود ندارد.

شما می‌توانید فرمی را که به روش Wizard ایجاد شده است، ویرایش کنید و تغییرات مورد نظر خود را در فرم اعمال کنید. باید توجه داشته باشید که برای این کار باید فرم را در حالت Design View قرار دهید. برای انجام عمل ویرایش در پنجره Database از قسمت Objects بر روی شئی Forms کلیک کرده، فرم مورد نظر را انتخاب،  سپس از برگه Home دکمه Design را کلیک می‌کنیم.

مزایای استفاده از پایگاه داده اکسس

در اینجا، جوانب مثبت و مزایای حاصل از به کارگیری نرم‌افزار اکسس را مرور می‌کنیم.

• دسترسی یک سیستم مدیریت پایگاه داده کاملاً کاربردی و رابطه‌ای را در عرض چند دقیقه ارائه می‌دهد.
• وارد کردن داده‌ها از چندین منبع مختلف به درون اکسس به سادگی و راحتی صورت می‌گیرد
• محیط اکسس را می‌توانید به راحتی مطابق نیازهایتان شخصی‌سازی و تنظیم کنید.
• اکسس با بسیاری از زبان‌های برنامه‌نویسی که در سیستم عامل ویندوز کار به کار می‌روند به خوبی کار می‌کند.
• اکسس استحکام و انعطاف پذیر است و می تواند کارهای پایگاه داده های صنعتی و تجاری را به عهده بگیرد.
• اکسس به شما امکان می‌دهد تا به داده‌های موجود در بانک‌ها اطلاعاتی دیگر متصل شده و از آن برای مشاهده، به روزرسانی، پرس و جو و گزارش‌گیری استفاده کنید.
• اکسس به شما اجازه ارتباط بین جداول، فرم‌ها و گزارش‌های ایجاد شده را توسط ماکرو‌ها می‌دهد.
• اکسس، یک ساختار برنامه نویسی ساده است که با استفاده از آن می توانید عملکرد پایگاه داده خود اضافه کنید.

معایب استفاده از پایگاه داده اکسس

مانند بسیاری از نرم‌افزارها، اکسس نیز دارای نقاط ضعف و کمبودهایی است که البته نسخه به نسخه،‌ کمتر شده و امکانش رو به توسعه است. در زیر فهرستی از معایب اکسس را مرور می‌کنیم.

• اکسس به عنوان یک پایگاه داده برای بخش‌های تجاری کوچک و متوسط مفید است. اما نمی‌توان کارایی مناسب را برای سازمانهای بزرگ داشته باشد.
• استحکام کمتری نسبت به با سیستم‌های دیگر مدیریت بانک‌های اطلاعاتی (DBMS) مانند MS SQL Server دارد.
• تمام اطلاعات موجود از پایگاه داده اکسس در یک پرونده ذخیره می شود. این موضوع می‌تواند نمایش گزارش‌ها، نمایش داده‌ها و فرم‌ها را کند و امنیت آن‌ها را به خطر بیاندازد.
• محدودیت فنی ۲۵۵ کاربر همزمان در اکسس برای شرکت‌های بزرگ بسیار مشکل‌ساز است.
• زمان مورد نیاز برای یادگیری اکسس بسیار بیشتر از سایر برنامه‌های مایکروسافت است.

خلاصه و جمع‌بندی

 هر چند که کارهای زیادی با پایگاه داده اکسس می‌توان انجام داد ولی در این متن آموزش اکسس براساس یک مثال ساده برای ثبت اطلاعات دفترچه تلفن و ایجاد فرم و گزارش‌ پیش رفتیم و بانک اطلاعاتی را ایجاد و به کار بردیم.