آموزش اکسل (excel)

یکی از پرکاربردترین نرم افزار های حسابداری نرم افزار اکسل میباشد. یادگیری اکسل برای هر حسابداری الزامی میباشد تا بتواند به راحتی جذب بازار کار شده و کسب درآمد کند. در این مقاله برای پاسخ به سوال نرم افزار اکسل چیست به معرفی نرم افزار اکسل و کاربردهای آن در محیط کار خواهیم پرداخت.

در ابتدا باید بدانید که Excel یک نرم‌ افزار صفحه گسترده  (Spreadsheets) و جزء نرم‌افزارهای گروه Office است. از نرم‌ افزار اکسل برای محاسبات ریاضی، آماری و نمودار کشی استفاده می‌شود. برای یادگیری این نرم افزار، کاربران محترم باید آشنایی مقدماتی با محیط ویندوز داشته باشند.

نرم افزار اکسل یک نرم افزار صفحه گسترده میباشد که میتواند داده ها را سازماندهی کرده و اعمال عملیات ریاضی و محاسبات را راحت تر کند. نرم افزار های اکسل در نسخه های Windows، macOS، Android و iOS منتشر شده است و افراد میتوانند با هر سیستم عاملی از آن استفاده کنند.

به طور کلی در پاسخ به سوال نرم افزار اکسل چیست میتوان گفت یک برنامه صفحه گسترده است که نزدیک به ۴۰ سال به عنوان یک برنامه حسابداری و تجاری استفاده میشود و به عنوان یک برنامه ضروری برای ورود به بازار کار حسابداران میباشد.

معرفی نرم افزار اکسل

نرم افزار اکسل یک نرم افزار صفحه گسترده یا به تعبیری Spread Sheet  است. به این معنی که EXCEL جدولی بسیار بزرگ است که کاربران می توانند بنا به نیاز خود برای هر سلول از این جدول داده تعریف کرده و فرمول نویسی نمایند. همچنین کاربر قادر خواهد بود ظاهر هر سلول را به دلخواه تغییر دهد و یا محدودیت های دسترسی برای هر سلول تعریف نماید.

با استفاده از این برنامه صفحه گسترده میتوانید اطلاعات را در سلول ها وارد کنید و آن ها را با در نظر گرفتن شاخص های دلخواه قالب بندی، محاسبه و سازماندهی کنید. هرکدام از این سلول ها با یک آدرس شناسایی میشوند و شما میتوانید در هر سلول عملیات مختلفی را اعمال کنید.

ورود به محیط نرم افزار Excel :

نرم‌افزار اکسل همانند اکثر برنامه‌ های نصب‌ شده در ویندوز،  به‌طور پیش‌ فرض در منوی Program قرار می‌گیرد. برای ورود به محیط نرم افزار Excel باید مسیر زیر را طی کنید :

Start / Programs / Microsoft Excel

محیط نرم‌ افزار Excel 

با اجرای برنامه Excel پنجره‌ای باز می‌شود که شامل اجزاء زیر است:

• نوار عنوان برنامه (Title Bar)
• فهرست انتخابی اصلی یا نوار منو (Menu Bar)
• نوار ابزار (Tool Bar)
• نوار فرمول (Formula Bar)
• نوار انتخاب صفحه کاری (Sheet Bar)
• سطر وضعیت (Status Bar)

۱- نوار عنوان اکسل (Title Bar)

نواری است که بالاترین پنجره محسوب می‌شود . این نوار شامل نام محیط (Microsoft Excel) و نام Book و دکمه‌های هدایت (Caption Button) که شامل دکم های مربوط به بست، بزرگ‌نمایی و کوچک نمایی پنجره  است .

۲- فهرست انتخابی اصلی یا نوار منو (Menu Bar)

منو به معنی ” لیست انتخاب ” می‌باشد و می‌توانیم بسیاری از دستور مورد نظر را از منو های مختلف نرم افزا اکسل انتخاب کرده، اجرا کنیم.

۳- نوار ابزار اکسل (Tool Bar)

در زیر نوار منو، نواری وجود دارد که فرمان‌ های موجود در منو ها را به شکل ابزار های گوناگون با تنظیمات مختلف، در اختیار کاربر قرار می‌دهد. بعضی از این ابزارها ممکن است در منوها وجود نداشته باشد. به‌ طور پیش‌ فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند.

۴- نوار فرمول اکسل (Formula Bar)

از این نوار برای ایجاد، ویرایش و نمایش فرمول‌ها استفاده می‌کنیم. این نوار مختص محیط Excel است. این نوار در تصویر اول مشخص شده است.

۵- نوار انتخاب صفحه کاری (Sheet Bar) :

در قسمت پایین پنجره کارپوشه، نواری وجود دارد که می‌توان Sheet مورد نیاز برای کار کردن را انتخاب نمود. بر روی این نوار عناوینی مثل Shett2 , Sheet1 و … وجود دارند که با Click کردن روی هرکدام، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.

۶- سطر وضعیت (Status Bar) :

در پایین‌ترین قسمت پنجره ، نواری به نام سطر وضعیت وجود دارد که وضعیت جاری برنامه را نمایش می‌ده

نمایش نوار فرمول بار در اکسل

برای نمایش نوار فرمول بار در اکسل (Formula Bar) بر روی منوی View ، کلیک کرده و در کنار گزینه‌ های مربوط به آن‌ ها علامت تیک می‌زنیم.

نحوه نمایش یا عدم نمایش نوار وضعیت در اکسل

برای نمایش یا عدم نمایش نوار وضعیت در اکسل، به همان ترتیبی که برای نمایش نوار فرمول بار در اکسل عمل کردیم، اقدام می کنیم.

فرهنگ اصطلاحات اکسل

برای آشنایی شما کارآموز عزیز در زیر معنی برخی اصطلاحات اکسل آورده شده است.

کارپوشه در اکسل چیست ؟

فایل صفحه گسترده یا کارپوشه یا Work Book یا Book به تمام فایل‌ ها در Excel ، کارپوشه اطلاق می‌شود. پسوند فایل‌های ذخیره‌ شده نرم‌ افزار اکسل XLS است.

کاربرگ در اکسل چیست ؟

صفحه کاری یا کاربرگ یا Work Sheet یا Sheet. هر فایل Excel از چندین زیر صفحه تشکیل شده است که به آن‌ ها کاربرگ گفته می‌شود . در حقیقت Book مثل یک پوشه بوده و محل نگهداری چند صفحه با نام Sheet است. یعنی اطلاعاتی که ما وارد می‌کنیم در Sheet ها وارد می‌شود به‌طور پیش‌فرض هر Book شامل سه Sheet است که به‌طور پیش‌فرض با اسامی Sheet1 ، Sheet2  و Sheet3 نامیده شده‌اند.

سطر یا Row اکسل

هر Sheet از چندین ردیف یا سطر تشکیل شده است که معمولاً با شماره‌های ۱ و ۲ و … مشخص می‌شوند. ماکزیمم سطر هیی که در اکسل ۲۰۱۶ وجود دارد ۱۰۴۸۵۷۶ میباشد.

ستون یا Column اکسل

هر Sheet از چندین ستون تشکیل شده است که معمولاً با حروف الفبای A ,B و … مشخص می‌شوند. تعداد ستون ها دارای محدودیت میباشد و حداکثر تا ۱۶۳۸۴ ستون در اکسل وجود دارد.

سلول در اکسل

 محل برخورد یک سطر و ستون خاص درروی Sheet سبب ایجاد فضایی می‌شود که به آن سلول گفته می‌شود. این سلول‌ ها می‌توانند شامل مقادیر عددی، کاراکتری، شیء و … باشد. به زبان ساده تر میتون گفت کوچکترین بخش شیت ها در اکسل سلول میباشد که تعداد ان ها محدود است. در صورت یکه در سلولی داده ای وارد کرده باشیم به اصطلاح به آن Active Cell یا سلول فعال میگویند.

کادر Name Box در اکسل

در این کارد آدرس مربوط به هر سلول نمایش داده میشود که ستون ها با حرف انگلیسی و سطر ها با عدد نمایش داده میشوند. زمانی که شما روی سلول های مختلف کلیک میکنید مقدار موجود در کادر name box تغییر میکند.

آدرس یک سلول در اکسل

هر سلولی در Sheet با نام یا آدرس خاصی مشخص می‌شود. برای نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آن را می‌نویسیم. مثلاً  آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره می‌کند.

رفتن سریع به یک آدرس در اکسل

برای رفتن سریع به آدرس سلول مورد نظر کافی است در اولین کادر خط فرمول (Name Box ) آدرس سلول را تایپ کرده و Enter کنیم.

اصطلاح Name box  کادری است در نوار فرمول برای ارجاع سریع به یک آدرس، نام‌گذاری سلول‌ها و یا یک محدوده‌ی خاص.

تایپ فارسی در اکسل

به‌طور پیش‌فرض حروف در Excel ، لاتین تایپ می‌شوند. برای اینکه بتوانیم فارسی تایپ کنیم کافی است کلیدهای Alt+Shift سمت راست را هم‌زمان فشار دهیم. با انجام این کار آیکن Language در Task bar ، فارسی (FA) را نمایش می‌دهد.

چپ به راست در اکسل

چپ به راست در اکسل ۲۰۱۳ یا فارسی کردن محیط با تایپ فارسی متفاوت است. در حالت پیش‌فرض ستون عنوان سطرها ( ۱، ۲ ، ۳ و … ) در سمت چپ صفحه است و ستون‌ها از سمت چپ شروع می‌شوند. در حقیقت شروع Sheet  از سمت چپ است که این نشان‌دهنده‌ ی لاتین بودن محیط است. برای فارسی کردن آن یا به عبارتی چپ به راست کردن آن، کافی است بر روی آیکن (Sheet Right-to-left) در نوارابزار page layout کلیک کنیم. با انجام این کار عنوان سطرها به سمت راست منتقل‌ شده و ستون‌ ها از سمت راست شروع می‌شوند.

((کاربرد نرم افزار اکسل در محیط کار))

از اکسل برای وارد کردن و دسته بندی داده های مختلف کمی و کیفی، انجام محاسبات ریاضی و کشیدن نمودار به وسیله ابزارهای گرافیکی، ساخت برنامه های ساده حسابداری و… استفاده می شود. باید بدانید اکسل توانایی انجام محاسبات دشوار ریاضی را نیز دارد و کمتر کسی است که برای ذخیره سازی و تجزیه و تحلیل اطلاعات حسابداری و یا ریاضی، از اکسل استفاده نکرده باشد. قابلیت های زیاد نرم افزار اکسل و سهولت یادگیری و استفاده از آنها، بکارگیری این نرم افزار را در بسیاری از حوزه های کاری به امری اجتناب ناپذیر تبدیل نموده است.

بطور خلاصه می توان از نرم افزار اکسل برای امور بسیار ساده مانند لیست کردن خرید های روزانه شخصی تا اموری پیچیده مانند تهیه داشبوردهای مدیریتی استفاده کرد. علاوه بر تمام قابلیت هایی که در اکسل قرارداده شده است (مانند رسم نمودارها، فرمول نویسی، تهیه بانک داده، داشبوردها و….) EXCEL میتواند با استفاده از کد نویسی VBA تبدیل به یک نرم افزار بسیار حرفه ای برای تحیل داده ها و گزارش گیری شود.

به طور خلاصه کاربرد اکسل عبارت است از:

• جمع آوری و تأیید داده های تجاری
• تحلیل داده های کسب و کار
• ورود و ذخیره داده ها و اعمال عملیات ریاضی روی آن ها
• تحلیل داده ها
• گزارش عملکرد
• تحلیل استراتژیک داده ها
• حسابداری
• مدیریت اداری و مدیریتی اطلاعات
• مدیریت حساب
• مدیریت پروژه و اداره اداری

قابلیت های اکسل

نرم افزار اکسل دارای شش قابلیت برجسته میباشد که این قابلیت ها عبارتند از :

• فرمول نویسی : میتوان در اکسل از فرمول نویسی و توابع برای انجام عملیات ریاضی، مالی و آماری استفاده کرد و به سرعتت به نتایج دلخواه دست یافت.
• گزارش گیری PivotTable و PivotChart : با استفاده از جداول و نمودار های میتوان گزارش های تک بعدی و چند بعدی ایجاد کرد. این بخش در تب Insert وجود دارد.
• رسم نمودار : شما میتوانید در نرم افزار اکسل نمودار های مختلفی ایجاد کنید و به این ترتیب داده ها را تفسیر و آنالیز کنید. 
• رسم جدول : شما متوانید در محده تعیین شده در اکسل جداولی ایجاد کنید که این جداول داینامیک بوده و تغییرات ایجاد شده در اکسل میتواند این جداول را نیز تغییر دهد. شما میتوانید از تب Insert به این قابلیت دسترسی پیدا کنید و در صورتی که در Pivot و فرمول ها آدرس جدول را بدهید اطلاعات جدول خودکار آپدیت میشوند.
• اعتبار سنجی داده های ورودی : برای آن که ایرادی در فرمول نویسی و گزارش گیری ها ایجاد نشود لازم است ورودی ها کنترل شوند که این کار در تب Data و در بخش Data Validation انجام میشود.
• گروه بندی داده های اکسل : از دیگر قابلیت های اکسل ین است که میتواند داده ها و جداول را گروه بندی کند که برای این کار باید از تب Data و بخش Subtotal اقدام کنید.

تاریخچه اکسل

اولین صفحه گسترده VisiCalc در سال ۱۹۷۸ به بازار آمد. این صفحه گسترده از نخستین “برنامه‌های کاربردی عالی ” محسوب می‌شد. لوتوس ۱و ۲ و ۳ در سال ۱۹۸۳ به بازار آمدند و برای مدت طولانی بیشترین سهم بازار را به خود اختصاص دادند.

کواتروپرو و اکسل Excel در سال ۱۹۸۷ به بازار معرفی شدند که هر دو تحت محیط گرافیکی Windows عمل می‌کردند و حالا پس از سالها مهم‌ترین نرم‌افزارهای صفحه گسترده که امروز استفاده از آن‌ها رایج است عبارت‌اند از :

Calc ، Lotus ، Excel ، Google Docs ، ZCubes ، Gnumeric ، Quattropro ، kspread ، EditeGrid